👼 Chorist - programmer et piloter les dépenses numériques d'un ministère avec Grist (retour d'expérience + repo)

[mathieugimenez]

Bonjour à toutes et tous,

Je voulais partager avec la communauté un outil que j’ai construit sur Grist au sein du Ministère de la Transition Ecologique : Chorist, un outil de programmation et de suivi budgétaire pour l’ensemble des produits numériques de ma direction générale.

• 500+ utilisateurs / 8 rôles
• 30+ vues / 30+ tables
• 2 ans d’existence

Le constat de départ : il n’existait pas de suivi consolidé des dépenses numériques, chaque produit, chaque direction gérait ça dans son coin, souvent sur tableur Excel stockés en local et transmis par mail. Grist m’a permis de construire un outil qui couvre tout le cycle : du recueil des besoins jusqu’au paiement des factures, en passant par la programmation budgétaire et le contrôle.

Plus récemment, j’ai fait de Chorist un outil qui donne aux décideurs de mon administration les clés pour savoir combien d’argent donner sur chacun de nos projets numériques, en objectivant la décision.

Cette nouvelle fonctionnalité s’articule autour de trois briques qui suivent le cycle de décision annuel, chacune portée par une ou plusieurs pages Grist :

1. Auto-évaluation

Un questionnaire d’auto-évaluation, rempli chaque année par le porteur du produit ou du projet SI lui-même (page « Auto-éval & Besoins »). On y reprend la logique d’évaluation par impact qu’on utilise habituellement pour les seules Startups d’État de beta.gouv — cycle en Saisons, Phases (Investigation / Construction / Accélération / Pérennisation) — et on l’étend à l’ensemble du portefeuille numérique, y compris aux projets qui ne passent pas par ce cadre d’incubation.

2. Remontée de besoin

À l’issue de l’auto-évaluation, le porteur de projet fait remonter son besoin budgétaire (autorisations d’engagement / crédits de paiement) pour l’annualité de son choix. Une seule fois consolidé dans une table Grist, ce n’est plus un mail ou un tableur différent par produit, mais un registre unique interrogeable par produit, financeur, SI fédérateur ou domaine (pages « Visualisation » du module Registre des besoins, adossées à des tables résumé calculées par formule).

3. Programmation des dépenses

C’est le cœur de nouvelle fonctionnalité : le module de programmation budgétaire, à destination des sous-directions, des comités de domaine et de la direction. Il consolide auto-évaluations et besoins remontés pour que les décideurs arbitrent, projet par projet, avec les mêmes chiffres — plutôt qu’à l’aveugle ou au rapport de force. L’objectif : que l’arbitrage porte sur l’impact du projet, pas sur qui a le mieux plaidé sa cause.

Et en dehors de ces briques ? Ce que j’ai mis en place côté technique

Quelques éléments qui pourraient intéresser la communauté :

• Un système de rôles entièrement porté par les Permissions avancées, sans toucher aux groupes natifs Grist (Owner/Editor/Viewer). Une propriété d’utilisateur (user.Equipe) relie user.Email à une table Utilisateurs, dont une colonne Rôle (choix multiple) porte 8 rôles métier différents — du freelance à l’attributaire de marché. L’accès aux données est ensuite scopé par produit via des colonnes ReferenceList calculées (ex. Produits_Intrapreneur_Chef_de_projet), pour que chacun ne voie que son périmètre.

• Un panneau « qualité des données » générique, injecté en widget secondaire sur chaque table opérationnelle, qui liste en langage clair les champs manquants ou incohérents et qui doit les corriger. Porté par une seule formule Python par table qui retourne un JSON ({"resp": ..., "champ": ..., "action": ..., "niveau": "manquant"/"incohérent"}), consommé par le widget.

• Des formulaires Grist publiés pour la collecte de données côté utilisateurs (demandes de MADI, demandes d’accès à l’outil).

• Une synchronisation via n8n avec le système budgétaire interministériel, chorus, pour faire remonter/redescendre les actes financiers sans ressaisie manuelle.

• Des colonnes à formule d’initialisation (trigger formulas) utilisées à la fois par nécessité fonctionnelle (traçabilité : qui/quand a créé ou modifié une ligne) et pour geler des calculs coûteux plutôt que de les laisser se recalculer à chaque interaction.

Et le changement, pas seulement la technique

Ce qui a compté au moins autant que l’outil : faire accepter à des chefs de produit, des attributaires de marché et des équipes finances de travailler dans le même outil, avec la même donnée, en confiance. C’est un vrai chantier de conduite du changement — convaincre, former, itérer avec les utilisateurs, accepter que l’adoption prenne du temps — pas seulement un chantier technique.

Le repo

On a fait le choix de publier le projet sous licence MIT, pour que ça puisse vraiment devenir un commun numérique — repris et adapté par d’autres administrations qui ont les mêmes problèmes de pilotage budgétaire du numérique.

Le repo est ici : DGALN / Mission numérique / Pilotage des dépenses numériques · GitLab

Je quitte le ministère prochainement, mais je serais ravi que d’autres s’en emparent — que ce soit pour des retours, des questions sur l’implémentation, ou pour le reprendre tel quel ou en s’en inspirant. N’hésitez pas à commenter ici ou à ouvrir une issue sur le repo.

Merci à la communauté Grist pour les échanges qui ont nourri ce projet !

[audezu]

bravo et merci du partage !

[lhoussain]

Super. merci pour le partage et BRAVO pour ce travail

[Antoine.R]

Super intéressant, merci !

Par contre, j’ai essayé de télécharger le document .grist (où je m’attendais à retrouver toute la structure de données, les pages, les ACL, etc.), mais il n’y a aucune page et que deux tables quasi inutiles.

Est-ce normal ?

[mathieugimenez]

@audezu tu pourrais jeter un coup d’oeil stp ?

[audezu]

hello il manquait la règle user.Access == OWNER → autoriser

_Chorist(1).grist (1,1 Mo)

(alternativement, il faut libérer uniquement la table utilisateurs, ajouter son propre mail dedans avec un rôle qui donne accès à tout)

Btw, t’avais une erreur : la colonne clé de paiement était écrite dans 2 règles différentes sur la même table, ce qui empêchait d’enregistrer, j’ai gardé celle-ci :