Externaliser les pièces jointes

[florent.fayolle]

Externaliser les pièces jointes offre plusieurs avantages :

• Pour vous : cela accélère significativement le temps de chargement du document ;
• Pour vous également : cela vous permet de dépasser la limite du 1Go de stockage de pièces jointes ;
• Les pièces jointes restent sur le même espace de stockage que celui des documents Grist, donc certifié SecNumCloud ;
• Pour nous : cela nous économise significativement de l’espace de stockage ;

Alors comment externalise-t-on ces pièces jointes ? C’est ce que nous allons voir !

Premièrement, il faut activer l’externalisation :

• Se rendre dans les paramètres du document
  • Ou autrement, si vous apercevez le bandeau (comme dans la capture ci-dessous), cliquez sur le lien qu’on vous met à disposition
• Descendre tout en bas pour trouver l’encart “Stockage des pièces jointes”
• Pour “Méthode de stockage pour ce document“, sélectionnez “Externe”

Quand cela est fait, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Démarrer le transfert”.

Et c’est tout ! Aussi simple que ça !

[Enro]

Merci @florent.fayolle ! Précisons également, parce que la question est souvent posée, que ce « stockage externe » réside sur le même serveur SecNumCloud que le document Grist.

[florent.fayolle]

Merci pour la suggestion !

[Evdp]

Bonjour,

Y a-t-il des désavantages à passer en externe ?

Vous nous donnez 100% d’aspects positifs, mais si c’était parfait, j’imagine que ce serait mis en place par défaut sur les documents.

Je vous remercie pour cette découverte.

[cmarti]

Je pense qui on souhaite exporter un Grist d’une instance à une autre via un fichier Grist, alors les PJ ne suivent pas. Et même si on exporte les PJ au format tar (dans paramètres du doc), je ne sais pas si elles se réimportent correctement. A tester.

[Evdp]

Effectivement vous avez raison. On a même un message qui va dans ce sens quand on souhaite télécharger le document.

Les pièces jointes sont externalisées et ne sont pas incluses dans ce téléchargement. Si vous importez le document sur une autre instance de Grist, vous devrez télécharger les pièces jointes séparément.

Je vous remercie pour votre aide.

[Julien.B]

d’ailleurs savez-vous comment importer (restaurer comme indiqué dans la version française) les pièces jointes ?
j’ai testé de sauvegarder un document grist avec des pièces jointes, il faut effectivement les exporter à part.
Mais rien n’indique comment faire pour les restaurer.
Quandon importe le document, les pièces jointes sont bien listées dans la colonne idoine, mais ne s’ouvrent pas (logique), donc comment les restaurer ?
J’aimerais pouvoir tester.

[Arnault]

Bonjour Julien

Les pièces jointes se gèrent dans le menu Paramètres du document, derrière la pastille avec vos initiales en haut à droite.

Tout en bas, vous avez un cadre Stockage des pièces jointes qui vous propose deux options :

• Méthode de stockage : Externe/Interne
  NB : l’activation de l’externalisation des PJ ne stocke que les nouvelles PJ en externe, il est préférable de toutes les stocker en externe et donc d’utiliser le bouton « Démarrer le transfert » dans ce cas. Ce bouton fonctionne dans les deux sens, il permet aussi de ré-internaliser des PJ avant un transfert par exemple.

• Importer les pièces jointes manquantes : importer
  Le petit texte derrière le ? est clair : Cela vous permet d’ajouter des pièces jointes manquantes, par exemple lorsque vous importez un document dont les pièces jointes étaient externalisées. Seules les archives de pièces jointes au format .tar téléchargées depuis Grist peuvent être chargées ici.

L’export des PJ se réalise depuis le menu de partage, Télécharger les pièces jointes.

[Julien.B]

Merci Arnault !

je n’avais pas vu en effet…

J’ai testé, mais j’ai un message d’erreur :

[Arnault]

Unknown cause n’est pas très parlant !
Peut-être un problème de taille de fichier ? (erreur 413)

[Enro]

Sur Tchap, @hexaltation a expliqué que le tar est plus gros que la taille autorisée d’upload. Il est possible d’envoyer un message au support grist@numerique.gouv.fr pour solliciter de l’aide.