Foire Aux Questions

[audezu]

Un début de liste des questions qui reviennent souvent, qu’on pourra épingler sur le Tchap (pour les agent·es du public) ou c/c des réponses.
Si vous voyez d’autres questions et réponses récurrentes, n’hésitez-pas à commenter

Formulaires : Comment faire des questions conditionnelles ?

Les champs conditionnels ne sont pour l’instant pas possibles dans les formulaires, il est possible de voter pour cette fonctionnalité ici : Conditional questions in forms · Issue #955 · gristlabs/grist-core · GitHub

Formulaires : Comment limiter les choix possibles à la question B avec le choix saisi sur la question A * Utiliser un champ pour restreindre le choix dans un autre champ * ajouter une condition pour un champ * Je voudrais qu’un champ apparaisse en fonction de la reponse au précédent.

Pas possible pour l’instant. cf Conditionnalité d'une liste déroulante 'référence' dans un formulaire - #2 par audezu

Il est possible de voter pour cette fonctionnalité ici : Conditional questions in forms · Issue #955 · gristlabs/grist-core · GitHub

Formulaire : je veux qu’il alimente plusieurs tables

Pas possible par défaut, le formulaire est basé sur une seule table.

Formulaire : je veux pré-remplir les champs

Pas possible pour l’instant. Vote ici : Prefill Form Fields via URL Parameters · Issue #1481 · gristlabs/grist-core · GitHub

Formulaire : je veux ajouter des critères de validation

Pas possible pour l’instant. Voter. ici : Record validation · Issue #939 · gristlabs/grist-core · GitHub

Formulaire : je veux plusieurs pages

Voter ici : Split form in several steps (different pages) · Issue #1175 · gristlabs/grist-core · GitHub
Ou utiliser un custom widget : FormSeeder : Générateur de formulaire multi étapes à conditions

Formulaire : Comment ajouter une image dans un formulaire ?

cf Insérer une image dans un formulaire / la redimensionner

j’ai supprimé une formule, plus rien ne marche / j’ai fait une fausse manip

https://forum.grist.libre.sh/t/mauvaise-manip-suppression-involontaire-restaurer-une-formule/482

comment écraser la version courante par un instantané de l’historique ?

https://forum.grist.libre.sh/t/mauvaise-manip-suppression-involontaire-restaurer-une-formule/482

où trouver les ppt des webinaires d’introduction / webinaires avancés ?

https://grist.incubateur.anct.gouv.fr/o/anct/2BLvnKpRbnuS/Inscriptions-Formations-Webinaires/p/8

j’ai regardé un webinaire mais je ne me sens pas à l’aise, avez-vous d’autres ressources ?

1. Webinaire Introduction à Grist - 22.05.2025

2. Webinaire Avancé : Vues et Widgets - 20.06.2024

3. Webinaire Grist Avancé - Références & Lookups - 24.04.2024

https://support.getgrist.com/fr/
https://tube.numerique.gouv.fr/c/grist/videos?s=1
https://forum.grist.libre.sh/t/debuter-avec-grist-ressources/545

Table : Comment limiter les choix possibles à la question B avec le choix saisi sur la question A ?

Avec les conditions/filtres sur liste déroulante.
https://support.getgrist.com/fr/col-refs/#filtrer-les-choix-de-reference-dans-la-liste-deroulante
https://forum.grist.libre.sh/t/choix-de-sous-thematiques-par-rapport-a-une-thematique/923

Comment limiter des choix dans une colonne (par ex: je ne veux autoriser que des entiers de 1 à 10) ?

Soit faire un choix unique si pas beaucoup de valeurs, soit permissions sur colonne.
Ex : newRec.Nombre <= 10 and newRec.Nombre >= 1
https://support.getgrist.com/fr/access-rules/#restreindre-lacces-aux-colonnes

Comment limiter des choix selon le rôle d’un utilisateur·ice ?

https://forum.grist.libre.sh/t/limiter-les-choix-a-certaines-valeurs-dans-une-colonne-selon-le-role-de-lutilisateur/521

Comment supprimer un espace d’équipe / une organisation ?

cf Supprimer un espace d'équipe

Comment renommer un espace d’équipe ?

cf Supprimer un espace d'équipe - #3 par vincent.viers

Comment empêcher les utilisateur·ices de modifier/supprimer le nom des pages/ colonnes ?

Il faut retirer le droit « S » dans les droits avancés (S comme Structure edit)
https://support.getgrist.com/fr/access-rules/#verrouiller-la-structure

Dans un formulaire avec un champ choix multiple, seuls 30 choix apparaissent sur les 40 possibles.

c’est un souci connu et un travail a été démarré, c’est en cours In Forms, selecting a reference from a long list (1000+) is not working · Issue #1144 · gristlabs/grist-core · GitHub

Où trouver le modèle… * Avez vous un modéle pour… Gestion de congé /Budget/ Astreinte / Permanence / Gestion de stock de produits / Pilotage de subventions / Inscription à des événements / Plateforme ticketing…

Les modèles sont disponibles sur :

• le forum avec l’étiquette « template » : Sujets avec l'étiquette template
• les instances ANCT et DINUM, dans « Modèles » (en bas à gauche sur la page d’accueil)

J’ai une table avec pleins de colonnes. Pour ne pas alourdir la table, j’aimerais déporter une partie de son contenu dans une autre table.

Possible avec un « bouton d’action », mais dans l’idéal, tout mettre dans la même table et gérer les choses avec des vues et des filtres c’est + « propre »

comment envoyer des notifications/ être prévenu quand quelqu’un modifie le document / envoyer des mails depuis grist ?

→ Utiliser la version auto-hébergée entreprise de Grist dans laquelle l’option est disponible : Document settings - Grist Help Center

→ envoyer des mails en un clic : https://forum.grist.libre.sh/t/emails-presquautomatisation-denvoi-demails/312

→ utiliser un outil d’automatisation : https://forum.grist.libre.sh/t/envoyer-des-emails-avec-n8n/454

comment recevoir une notification mail ou Tchap lorsqu’un utilisateur a validé un formulaire de réponse.

Utiliser un outil d’automatisation, ex : https://forum.grist.libre.sh/t/envoyer-des-emails-avec-n8n/454

Je n’arrive pas à me connecter à Zapier/n8n/Make avec ma clé API

Cf Clé API / authentification avec les outils d'automatisation - #15 par audezu

auto-hébergement / je souhaiterais monter un serveur grist sur mon réseau local pour l’ensemble des agents * Dois je partir sur le version docker? * Avez vous un guide pour une installation on premise?

cf auto-hébergement - le forum Grist

je veux masquer des tables/ des lignes pour certains utilisateurs / questions sur les permissions

https://tube.numerique.gouv.fr/w/3u3QfzMv66euFsa4zQDMhm
https://support.getgrist.com/fr/access-rules/

est-ce que qqun a déjà fait fonctionner le widget Bouton d’action ?

https://forum.grist.libre.sh/t/vue-personnalisee-pour-importer-des-donnees-dune-table-dans-une-autre/873/5

comment utiliser une table source depuis plusieurs documents / partager des données entre documents

Pas encore possible, à suivre ici : ? je ne retrouve plus l’issue dans github

comment partager un document

https://forum.grist.libre.sh/t/partager-un-document-un-dossier-ou-un-espace-dequipe/1186

comment forcer l’utilisateur d’une vue formulaire à être authentifié ? / permettre la modification d’une donnée entrée via formulaire ?

Utilisation d’un formulaire « intra-grist », si c’est OK pour vous que les gens se connectent à Grist https://forum.grist.libre.sh/t/remplir-et-soumettre-un-formulaire-depuis-un-document-grist-formulaire-intra-grist/493/6

Sinon, Démarches Simplifiées pourrait permettre de faire ça.

catalogue des différents modèles/use case déployés par les uns et les autres dans les collectivités

https://forum.grist.libre.sh/t/cas-dusage-pour-les-collectivites/564

exporter d’un coup l’ensemble des pièces-jointes

bouton partage > télécharger les PJ

comment apprendre le python

Un développeur de GristLabs a créé un jeu, et c’est traduit en FR https://fr.futurecoder.io/

connecter Grist à Démarches simplifiées :

https://forum.grist.libre.sh/t/integrer-un-referentiel-de-donnees-gere-sur-grist-dans-demarches-simplifiees/1534

https://forum.grist.libre.sh/t/acces-direct-aux-pieces-jointes-dun-dossier-demarches-simplifiees-depuis-grist/795

https://onetrickpony.up.railway.app/

Lorsque j’ouvre ce grist, tous les sous-onglets sont « dépliés », ce qui rend assez illisibles cette barre latérale. Avez-vous des astuces pour « figer » ces sous-onglets svp?

c’est possible : https://forum.grist.libre.sh/t/definir-le-menu-enroule-par-defaut/1267/6?u=audezu

ne pas afficher les menus de paramétrage aux éditeurs / montrer une vue simplifiée de l’interface

https://forum.grist.libre.sh/t/bloquer-le-deploiement-des-colonnes-de-parametrage/241

https://forum.grist.libre.sh/t/apparence-minimale-pour-editer-simplement/1524/2?u=audezu

faire la somme d’une colonne

https://forum.grist.libre.sh/t/faire-la-somme-dune-colonne/1581

[ecouillard]

Bonjour @audezu
et merci pour le travail de collecte !

Et si on s’appuyait plutôt sur DOCS pour avoir une FAQ plus lisible et facile à mettre à jour au fil des évolutions ?
https://docs.numerique.gouv.fr/docs/95791711-6dab-40fa-8f12-0508796e0102/

Juste une proposition ! Je ne m’offusquerai pas !
Eric

[audezu]

Bonjour Eric,
Magnifique ce que tu as fait !
Oui en effet, nous pouvons totalement utiliser ce docs

Je m’étais dit que sur le forum c’était sympa aussi pour partager aux membres de la communauté hors service public qui n’ont pas accès à docs il me semble, mais me trompe-je? si le docs est public = accès à tout le monde même hors co ?

[ecouillard]

Tu as fait l’essentiel du travail !!!

Oui, le lien fourni est public au sens large du terme.
Côté éditeurs, il sera plus facile d’organiser les items, de les mettre à jour et de rechercher (ctrl F) un mot clé…
Je t’ai mise en droit de propriété sur le document.
Eric

[audezu]

let’s do that then! merci beaucoup !
On pourra même le styliser
On est en train de créer aussi un « guide de démarrage » sur Grist, comme c’est déjà proposé pour d’autres outils de la suite territoriale, le design sur docs est très sympa : Docs

[Enro]

Super initiative ! C’est le bon moment pour moi de partager mes trucs et astuces que j’alimente depuis plus d’un an (ça fait longtemps que j’y pensais) !

Trucs et astuces Grist ($3) · Extraits de code · GitLab

[audezu]

oh waw superbe. Merci du partage, il va falloir qu’on fusionne tout ça !

[celine]

Waouh quel boulot Aude, merci ! Ou alors tout mettre dans un Grist, c’est pas mal comme outil

[Antoine.R]

Super boulot, plus qu’à venir ici dès qu’on a une question.
Par contre j’y ai presque cru quand j’ai vu qu’il y avait un système de synchronisation DS / Grist (https://onetrickpony.up.railway.app/), mais je suppose qu’il ne s’agit que d’un « exemple » que l’on ne peut pas utiliser ?

[audezu]

Certaines des questions posées pendant le dernier webinaire d’introduction :

Webinaire Introduction à Grist - 25.09.2025

Comment créer un espace équipe ?
https://support.getgrist.com/fr/teams/#teams

quels sont les 3 niveaux d’invitation ? espace d’équipe, document et … ?
espace d’équipe > dossier > document
Rôles : propriétaire, éditeur, lecteur . Et + de granularité en utilisant les permissions avancées
https://tube.numerique.gouv.fr/w/3u3QfzMv66euFsa4zQDMhm

Est-il possible de lié Grist à « Démarches simplifiées » avec une API ?
Oui, il y a un travail en cours par le Ministère de l’Agriculture pour développer un connecteur DS et Grist, il devrait être disponible d’ici la fin d’année.
Il y a aussi eu un travail ici : https://onetrickpony.up.railway.app

Des API existent-elles pour le connecter à PUBLIK ou DS ?
l’API de grist est très bien faite, et vous pourrez connecter à tout logiciel qui a une API. REST API reference - Grist Help Center Ou Paramètres > Console API
Pour DS, cf question précédente.

Bonjour, Dans quelle case se trouve les services départementaux / territoriaux d’incendie et de secours (établissement public autonome) ?
instance DINUM https://grist.numerique.gouv.fr/

prérequis pour auto-hébergement ?

auto-hébergement

quid de la licence payante pour de l’auto hébergé, peut-on bénéficier de vos connaissances pour négocier les prix ? on est intéressé par des features payantes
Oui contactez-nous : grist@numerique.gouv.fr

Quel poids max. pour les PJ dans Grist ? Par fichier et par utilisateur/équipe ?
Poids max des PJ sur les 2 instances de l’état : 10mo par PJ. Si vous êtes auto-hébergé, c’est vous qui définissez vos règles. Pas de limites par utilisateur.

Est-ce que des acteurs privé externes (entreprises, associations) peuvent accéder à des données hégerbées DINUM, ANCT ou autohébergée ?
Oui c’est possible de partager vos données avec des acteurs du privé ou des associations. A condition que ce soit bien pour des projets liés au service public. Ils auront besoin de se créer un compte via ProConnect avec leur adresse mail pro

Grist peut il gérer du multilingue ? (Base de données partagées entre partenaires d’un projet Européen) / Avec une gestion de fiche en plusieurs langues ?
L’interface de Grist est disponible en plusieurs langues (une 20e de traductions qui ont été faites par la communauté). La langue est paramétrable dans la configuration du compte (clic sur l’icône du nom en haut à droite). Mais cela ne traduira pas les noms de colonne, et les valeurs dans une table.

peut-on facilement migrer d’une instance à une autre ?
Oui, les documents Grist sont portables. Il suffit de les télécharger (ce qui devient un fichier .grist) et le ré-importer sur l’autre instance

Existe-t-il une fonction d’import automatisé programmable pour un ou plusieurs fichiers ?
Il y a des liens possibles avec Git ? Avec soit du moissonnage soit des dépôts ?
Possible avec l’API via une automatisation / un outil d’automatisation.

Peut-on mettre 2 lignes dans une cellule ?
Oui dans une colonne de type texte notamment, dans chaque cellule on peut mettre plusieurs lignes

Je me demande par ailleurs comment faire des sous totaux mlgré tout car ça m’ai très utile au quotidien
vous pourrez le faire faclement avec des tables groupées : Summary tables - Grist Help Center, sinon avec des formules References and lookups - Grist Help Center

j’aimerai voir comment faire des formules entre deux tables, genre compter des lignes suite à une agrégation simple

References and lookups - Grist Help Center

On peut importer un document libre office ? Toujours sur les types de fichiers utilisables : on vient de nous informer qu’on va passer à Collabora Office en remplacement de Libre Office. Est-ce que les types de fichiers de cette suite sont directement utilisables par Grist ou est-ce qu’il faudra toujours repasser via Microsoft Office ?
Vous pouvez exporter le doc libre office / collabora office en csv, puis l’importer dans grist.

La grande différence avec Google Sheets et Loocker studio ?
GoogleSheets = Pas de structuration de données, pas de relations entre tables, ce n’est pas une bdd (et pas de formules avancées, pas de permissions granulaires…) et GAFAM

est-il possible de connecter grist a des données extérieure par exemple les commune et les département comme évoqué précédemment ?
il y a un widget « data.gouv » notamment qui permet de récupérer/de publier des données en open data. Un travail est en cours pour pouvoir importer les données INSEE facilement depuis datagouv

Existe-t-il des limites sur la quantité de données (nombre d’occurences ou de ligne ?) ?
Au dessus de 100k lignes et avec beaucoup de formules, on arrive aux limites de performances de grist Grist : améliorer les performances d'un document Malgré tout nous avons des documents massifs qui fonctionnent bien

Cette gestion de clé est très intéressante. Est-elle disponible en temps que modèle ?
Les modèles sont disponibles ici : Sujets avec l'étiquette template
Il y en a aussi dans le menu « Modèles » des instances DINUM et ANCT
Ou sur le site de GristLabs :
https://www.getgrist.com/templates/

Est-ce qu’une table peut-être commune à plusieurs projets/espaces d’équipe différents?
non, pas pour l’instant, pas de possibilités de partage de tables inter-documents. C’est une demande qui est écrite et étudiée, pose plein de questions techniques donc en pause pour l’instant
Make reference Data available at Site Level · Issue #416 · gristlabs/grist-core

Comment fonctionnent les références ?
références : Webinaire Grist Avancé - Références & Lookups - 24.04.2024 - Dinum

A-t-on une solution pour envoyer un mail à la suite de la modification d’une table via un formulaire ?
via un outil d’automatisation, oui, ex : Automatisation Grist - n8n pour envoyer des mails : cas pratique

à partir d’une liste d’ adresse, est-il possible de créer une carte géographique?
Si vous avez des données de latitude et longitude, oui, vous pouvez afficher ces infos sur une carte. Il est même possible de connecter Grist à uMap pour aller encore plus loin, il existe un webinaire dédié si ça vous intéresse
l y a même un widget « géocodeur » qui transforme les adresses en coordonnées lat/long.
uMap aussi pour les cartes : :Création de carte sur Umap à partir de Grist

Dans Access, on peut voir graphiquement les relations? Est-ce possible avec Grist ?
https://forum.grist.libre.sh/t/obtenir-le-schema-relationnel-de-la-base-de-donnees-dun-document/1780

est-ce que les références sont à sens uniques ou les tables se modifient dans les deux sens peu importe où à lieu la modification ?
Dans la colonne de la table qui référence, cliquer sur l’icone « lien », ça ouvre une fiche de modification.

c’est quoi les reférences multiples
On peut choisir plusieurs valeurs dans une colonne de type « référence multiple ».

comment rajouter des personnes dans une équipe ?
https://support.getgrist.com/fr/sharing/

Peut-on supprimer un espace d’équipe créé?
https://forum.grist.libre.sh/t/supprimer-un-espace-dequipe/1219

peut-on mettre en surbrillance ou colorer une ligne spécifique ?
Formatage conditionnel :
https://support.getgrist.com/fr/conditional-formatting/

peut -on verrouiller certaines lignes afin éviter les effacements involontaires par les autres membres?
oui avec les permissions avancées, vous pouvez décider qui a les droits sur quelle ligne Intro to access rules - Grist Help Center Webinaire Permissions Avancées - 23.05.2024 - Dinum

Apprendre le python ?
python: Apprendre le python

peut-on utiliser GRIST hors connexion? dans le cas où internet ne fonctionne pas bien par exemple
Il y a un outil bureau « Grist Desktop » qui marche très bien (fonctionne hors co mais les données ne seront pas synchro, mais vous pourrez exporter et réimporter votre doc) GitHub - gristlabs/grist-desktop: Desktop Grist, packaged with Electron

Peut-on manipuler sans risque des données couvertes par le secret professionnel ou le secret fiscal ? L’administration fiscale agrée-t-elle Grist comme outil de travail et d’échange de données ?
cf https://forum.grist.libre.sh/t/grist-et-rgpd-quelles-donnees-ai-je-le-droit-de-traiter/1201

Existe-t-il un moyen de créer une copie d’un projet pour le modifier ensuite ? je n’ai pas trouvé l’option…
option « Dupliquer un document », accessible via le bouton de partage Copying documents - Grist Help Center

[vincent.viers]

@Antoine.R si ! vous pouvez utiliser le connecteur si vous savez le déployer vous même (code ici: GitHub - betagouv/OTP-DS-to-Grist) et j’espère très bientôt « sur étagère »

[ytihianine]

Bonjour, pouvez-vous épingler cette foire aux questions pour qu’elle soit tout en haut de la liste des sujets de la catégorie « Ressources et astuces » svp ?
Merci à toutes et tous pour tous ces partages très précieux !

[cmarti]

Ce serait cool d’ajouter cela aux FAQ (et dans le DOCS des FAQ):
Erreur rencontrée
Erreur lors de l’accès au document
Vous pouvez essayer de recharger le document ou de le passer mode récupération. Le mode de récupération ouvre le document pour être entièrement accessible aux propriétaires, et inaccessible aux autres.
Solution:
il faut reload le doc depuis https://grist.numerique.gouv.fr/apiconsole

[audezu]

Bonne idée, merci ! La solution c’est plutôt Paramètres > « Recharger le moteur de données » non ?
Dans la console api, vous pensez à quelle requête ?

[cmarti]

Oui, sauf que je ne pouvais pas accéder au document donc pas à ses paramètre. C’est pour cela que Vincent V m’a fait passer par l’API reload().

[audezu]

Ah, je ne connaissais pas cet appel, merci et merci @vincent.viers

Je vais ajouter les 2 possibilités dans la FAQ, et également épingler la FAQ dans le canal Tchap - Grist Utilisateur·ices

[audezu]

@cmarti

Erreur lors de l’accès au document

Bonjour Antoine,

Je vous transmets le message de @vincent.viers :

"Une équipe Ministère de l’agriculture / DINUM travaille activement sur un connecteur DS-Grist ça tourne déjà en production pour des usages de tests, et on vous tient vite au courant pour un déploiement plus large. Si vous vous sentez un peu « tech » dans l’âme et n’avez pas peur de déployer vous même, vous pouvez déjà consulter ce dépôt de code
"
Autres cas d’usage :

https://forum.grist.libre.sh/t/integrer-un-referentiel-de-donnees-gere-sur-grist-dans-demarches-simplifiees/1534

https://forum.grist.libre.sh/t/acces-direct-aux-pieces-jointes-dun-dossier-demarches-simplifiees-depuis-grist/795