Je débute sur Grist. J’utilise l’instance de la DINUM. Je souhaite l’utiliser pour planifier des séances de cours avec plusieurs intervenants différents. Je voudrais pouvoir partager le document avec ces intervenants pour qu’ils puissent s’inscrire sur les séances. Je les ai ajoutés comme utilisateurs avec des droits d’éditeurs. Mon problème est qu’ils ne peuvent pas accéder au document, car ils ne peuvent tout simplement pas se connecter sur grist. Il semblerait que l’on ne puisse inviter sur un document que des utilisateurs qui disposent d’un compte ProConnect.
Est-ce bien le cas ?
Si oui, y a-t-il un moyen de contourner ce problème ? La seule solution que j’aie trouvée serait de rendre le document public, ce que je ne souhaite pas faire…
Les instances DINUM et probablement aussi ANCT sont branchées sur Pro Connect. Tout utilisateur accédant au tableau doit donc obligatoirement disposer d’un compte dans l’un des organismes affilié à Pro connect (collectivités locales, ministères, etc.) pour ne serait-ce que disposer d’un accès lecture seule.
Selon les pratiques internes à votre employeur, vous pouvez par exemple demander à votre service informatique la mise à disposition pour eux de comptes “externe”, “partenaire”, ou toute autre type permettant de leur conférer une existence a minima dans votre annuaire et de se connecter via Pro connect.
A défaut, il reste possible de gérer les inscriptions via le widget formulaire. Ce widget ne nécessite pas d’autorisations publiques pour le tableau et est le seul élément à pouvoir être atteint sans nécessiter de connexion formelle. Il permettra aux externes de répondre au formulaire, mais pas d’interagir avec le reste du tableau. Par exemple : ils pourront confirmer leur présence à des dates de formation, mais pas voir le nombre de participants ou vérifier si vous avez maintenu ou annulé le créneau.
En alternative, vous pouvez vous rabattre sur une autre instance de Grist, comme l’instance publique getgrist.com. Mais elles ont elles aussi leurs propres contraintes (limite sur le nombre d’utilisateur par tableau, pas forcément compatible RGPD…).
Rendre le document public à ses inconvénients, mais nombreux peuvent être éviter avec un système de liens uniques (LinkKey) et une gestion stricte des droits d’accès : vos collaborateurs disposant de liens uniques peuvent lire et modifier le document, mais une personne disposant du lien grand public ne peut ni lire, ni le modifier.