Je partage ici un échange qui pourra intéresser d’autres personnes :
Sur le site de GRIST (Limites - Grist Help Center), on voit qu’il y a un certain nombre de limites qui sont levées par une souscription. Un usage prévu de Grist au niveau de l’académie de Montpellier pourrait dépasser à la fois le nombre de lignes par document (<5000 pour la version gratuite) et la taille de données (<10Mb).
La DINUM a-t-elle souscrit un plan particulier ? Quelles sont limites effectives ?
Pouvez également me confirmer que nous pourrions inviter nommément (par une identification proconnect) environ 2000 personnes à saisir des données via un formulaire et à accéder aux renseignements qui les concernent (et uniquement ces renseignements associés à leur identification) ?
Les limitations affichées sur le site commercial de Grist (getgrist.com) ne s’appliquent pas à l’instance mise à disposition par l’État.
- Concernant les quotas et limites La DINUM finance et héberge une instance spécifique (sur SecNumCloud) qui lève les restrictions de la version gratuite commerciale. Au niveau de La Suite Numérique nous veillons à ce que l’usage équitable soit de 10Go / utilisateurs pour un même domaine pour tous les outils de La Suite cumulés.
- Nombre de lignes : Il n’y a aucune limite stricte imposée (les 5 000 lignes ne s’appliquent pas). Des documents avec plus de 100 000 voir 200 000 lignes existent sur l’instance aujourd’hui. Attention néanmoins : si votre document est trop lourd (beaucoup de lignes, de colonnes et de formules), il pourrait perdre en performance
- Taille du document : La limite est de 1 Go pour les données seules. Notez cependant que pour garantir la fluidité (temps de chargement), il est conseillé de surveiller la performance si le volume de données textuelles pures dépasse 20 Mo, ce qui représente déjà des dizaines de milliers de ligne.
- Pièces jointes : Le stockage des pièces jointes est externalisé, néanmoins, chaque PJ ne peut pas dépasser 10Mo. A voir en fonction de vos besoins : il ne faut pas penser Grist comme un espace de stockage externe lourd, il ne remplacera pas votre drive partagé par exemple.
2. Concernant les 2000 utilisateurs, il y a deux cas de figure possible
- Ou bien votre utilisateur n’a pas besoin d’être connecté, auquel cas, c’est très simple : vous créez un formulaire externe qu’il peut remplir (comme un Typeform, dans l’idée)
- Ou bien il doit absolument être loggué pour confirmer son identité, cela se fera effectivement via ProConnect et l’utilisateur devra être ajouté, via son adresse email, au document. On en arrive alors à la phase 3, à savoir rendre confidentielle la donnée sur le document.
3. Concernant la confidentialité des données (Vue filtrée par utilisateur)
C’est l’un des points forts de Grist par rapport à un tableur classique.
• Vous pouvez définir des droits d’accès granulaires (Access Control Lists).
• Il est possible de configurer le document pour qu’un utilisateur connecté (identifié par user.Email D ) ne voie que les lignes qui le concernent ,.
• Cela permet effectivement de créer un formulaire de saisie ou un tableau de bord où chacun accède uniquement à ses propres renseignements, au sein d’un même document partagé.
