Bonjour,
Je gère un reporting trimestriel pour ma structure. Celui-ci se fait actuellement sur un tableur excel sur un sharepoint avec 4 feuilles, 1 pour chaque trimestre. Des contributeurs de chaque service concerné y renseignent leur données.
Je vois qu’il est possible de créer des fiches sur Grist que les contributeurs peuvent remplir. Je cherche la méthode la plus simple pour que chaque contributeur ait une fiche où il saisit ses données pour le trimestre en cours, tout en gardant un historique complet et triable par trimestre et par employeur. Sinon, faut-il faire une fiche par trimestre et par employeur?
De plus, je souhaiterais que chaque contributeur n’ait accès qu’à sa propre fiche et pas à celle des autres services. Existe-t-il des fonctions qui permettent de limiter l’accès à une fiche selon le service?
En effet, passer par une fiche devrait répondre au besoin.
Vous pouvez avoir une structure avec 3 tables :
- Service
- Reporting (avec toutes les données saisies), contenant une colonne Référence vers le service.
Vous pouvez créer une page avec :
- une vue Service (liste des service, venant de la table du même nom)
- une vue fiche (sur la table reporting) où les utilisateurs peuvent saisir (vue liée à la vue de Service)
- une/plusieurs vue table ou fiche qui affichent les précédente période de reporting du service (vue liée à la vue de Service)
Ainsi l’utilisateur peut voir les anciens trimestres du service voulu et saisir le nouveau.
Les droits d’accès dans Grist peuvent être très poussés, donc vous pouvez tout à fait limiter les accès.
Pour n’autoriser les éditeurs et ceux en lecture seule à ne voir que les informations de leur service il vous faut :
- une table des utilisateurs avec leur adresse mail et le service auxquels ils sont rattachés
- dans les permissions avancées, choisir cette table comme table de propriété de l’utilisateur
- créer sur la table Reporting une règle du type
user.Acces in [EDITOR, VIEWER] and user.Utilisateurs.Service == rec.Service avec les droits d’accès complets, et une règle sans aucun droit d’accès pour “Autres” (et une règle accès complet pour les administrateurs bien sûr)
Les règles d’accès sont expliquées ici : Règles d'accès - Grist Help Center
C’est sûrement une version simplifiée de ce à quoi devrait ressembler votre document (et il y aura quelques subtilités), mais ça donne une bonne base.
Bonjour,
Merci pour votre réponse détaillée! Je vais suivre vos recommandations.